Para nadie es un secreto lo difícil que puede ser el manejo y gestión de nóminas de una empresa. Sobre todo con la constante promulgación de normas en materia laboral, financiera y tributaria. Es por ello que muchas empresas han optado por externalizar este departamento contratando los servicios de una empresa experta en esta materia, para minimizar los márgenes de error que pueden acarrear problemas tanto con el empleado como con las entidades del estado.
Pero resulta inevitable que se pueda incurrir en errores en la gestión de nóminas, si este no se externaliza pues, los equipos internos de las empresas encargados de esta área, suelen tener muchas tareas que pueden no ser inherentes a su cargo. Entre esos aspectos que pueden relentizar o dejar mal parada a la empresa con sus empleados, es el mantenerse actualizados de la constantes condiciones laborales y lograr el cálculo exacto en la nómina. Un procedimiento que librar de la carga a los profesionales de recursos humanos y administración podrán ejercer sus funciones gerenciales de manera eficiente.
El trabajar contrarreloj es uno de los errores más comunes en los departamentos de recursos humanos en la gestión de nóminas, puesto que para el cálculo definitivo de este se debe esperar el informe de faltas o no y demás avisos que se suelen recopilar a última hora por los departamentos. La prisa es garantía de que los errores sean una constante. Para ello también se recomienda preparar un plan estratégico de rendición de cuentas de por departamento para el control de lo que le corresponde a cada empleado mensual o quincenalmente.
Modificar los datos laborales como el pago de horas extras, permisos médicos, retenciones y anticipos deben reflejarse en el mes siguiente. Muchas empresas tratan de reflejar estas incidencias en el mismo mes de la gestión de nómina y lo recomendable es reflejarlas como incidencias del mes anterior. Pues muchas veces estos datos laborales se modifican cuando ya han sido pagados. Este es un error que puede traer trastornos serios en la nómina y en el cálculo mensual de la misma para cada empleado.
Estrategia y planificación son la clave
Bajo la misma premisa de la no modificación de datos laborales en la gestión de nóminas, una vez esta se haya cerrado los datos no se pueden modificar ni mucho menos se pueden recalcular si ya están pagadas. Sucede que en muchos casos los empleados realizan horas extras o deben darse de baja por motivos de salud, estos deben aparecer reflejados en la nomina del mes siguiente. Una buena planificación sugiere que mucho antes de finalizar el mes la nómina debe estar completada y debe estar blindada, para minimizar los márgenes de error.
Una de las tareas fundamentales de los departamentos de recursos humanos de las empresas es llevar el registro de las novedades de cada departamento, relacionados con el personal. Las ausencias, incapacidades y suspensiones son una tarea delicada y compleja de administrar, sobre todo en empresas muy grandes, a esto hay que sumarle la asignación de EPS, caja de compensación y el fondo de pensiones individuales y en sus casos especiales. Si la planificación lo permite y una buena estrategia, estos detalles no se obviaran a la hora de la gestión de las nóminas.
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