Muchas veces nos llevamos las manos a la cabeza cuando a final de mes nos llega la cuota de la comunidad y empezamos a buscar cosas que se puedan recortar. Siempre aparece el nombre del administrador de fincas como elemento prescindible. Pero, ¿sabemos realmente cuáles son sus funciones y qué beneficios nos aporta?
Gastos de limpieza y mantenimiento, gastos de luz y agua, gastos de ascensor, gastos de piscina y depuradora (si las hubiese) y gastos del administrador de fincas. ¡Ese! ¡Ese fuera! Junto al socorrista, quizás sean los dos elementos de la tarifa comunitaria que más reacios somos a pagar, aunque realmente cumple una función importantísima, ya que es una persona objetiva y ajena a la comunidad la encargada de demostrar profesionalidad e imparcialidad a la hora de gestionar las cuentas, abonar los pagos, preservar el buen mantenimiento del edificio y plantarle cara a los vecinos que se nieguen a pagar sus cuotas. ¡Vamos, que nos salva de muchos “marrones”!
La figura del administrador de fincas en España es la de un profesional libre, contratado por la comunidad de propietarios, que se encarga de los asuntos legales, financieros y técnicos. La Ley de Propiedad Horizontal (LPH) afirma que cualquier propietario de la urbanización puede ser administrador, aunque lo recomendable sea confiar en una persona externa a la cual sí se le pide una cualificación específica para poder ocupar el cargo.
El Consejo General de Colegios de Administradores de Fincas insiste en la necesidad de diferenciar entre las fincas arrendadas y las de propietarios, ya que las obligaciones que recaen sobre el administrador serán bien distintas.
Si nos centramos en la figura del administrador de fincas en propiedad, el artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal recoge varias funciones, y a la par obligaciones, de éste:
- Velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios. Se encargará de hacer a los representantes de la urbanización las oportunas advertencias y de transmitir apercibimientos a los titulares de cada una de las viviendas.
- Preparar con suficiente antelación el plan de gastos e ingresos para someterlo en Junta. Deberá proponer los medios necesarios para hacer frente a los mismos.
- Atender a la conservación y entretenimiento de la urbanización, haciendo frente a las reparaciones y medidas más urgentes. Así pues, tendrá que dar buena cuenta de ello tanto al Presidente como al resto de propietarios.
- Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras, efectuar los pagos y realizar los cobros. Es el encargado de representar, en materia legal y administrativa, a la urbanización. Tendrá que solicitar las ayudas y subvenciones que le correspondiesen al edificio en los casos de rehabilitación o de obras de reparación protegidas. Además tendrá la obligación de dar cuenta de siniestros a la compañía de seguros.
- Actuar, en su caso, como Secretario de la Junta, custodiando la documentación. Deberá convocar la Junta, asistir a la reunión, redactar el acta y practicar las notificaciones. Él tendrá la obligación de desarrollar las atribuciones que le confiera la Junta.
- Llevar una adecuada contabilidad.
- Asesorar a la comunidad de propietarios.
- Controlar a los proveedores y ocuparse de las relaciones laborales con los empleados de la finca, aplicando las normas de convenio más favorables y desarrollando las liquidaciones de la Seguridad Social y las que fiscalmente fuesen necesarias.
- El administrador tiene la potestad de realizar tantos actos administrativos y de gestión como fuesen necesarios, con la única limitación del titular de los bienes y otras atribuidas a otras profesiones.
En el caso del administrador de fincas arrendadas se encargará desde la selección del arrendatario, la redacción y la firma del contrato y la constitución de la fianza, hasta la obtención de la cédula de habitabilidad, el cobro de la renta y las operaciones posteriores. Así pues, él realizará el pago de los gastos e impuestos, incluido el IVA, aplicará las retenciones sobre el IRPF, gestionará el traspaso de locales comerciales, atenderá las obras de reparación y gestionará problemas e incidencias del inmueble como la gestión de morosos.
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