Retos contables de las Pymes en 2021

El Plan General Contable es el mismo desde hace años, no así la interpretación que se realiza de cada artículo ni la forma de realizar los apuntes, ni las directrices de la Dirección General de Tributos ni las Resoluciones del ICAC (Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas).

Es por ello, que las Pymes deben poner su contabilidad en manos expertas, y especialmente ahora en que la complejidad de la situación económica y fiscal hacen que vivamos una época convulsa para la rentabilidad de cualquier negocio.

Desafíos contables a los que se enfrentan las Pymes en el año corriente

Las pequeñas y medianas empresas han tenido un año muy complejo, habiendo tenido que adaptarse a una situación complicada, de cierres, confinamiento, pérdidas o reducción de ingresos en el mejor de los casos, debiendo implantar sobre la marcha soluciones o metodologías diferentes para poder adaptarse.

Contablemente, la organización es fundamental para el correcto funcionamiento de un negocio. Básicamente, llevar la contabilidad de una empresa requiere una especial dedicación y fidelidad en la gestión documental de todo tipo, tiques, facturas de compra, de venta, de suministros y gastos de todo tipo.

También bancarios y de personal, fiscales etc. y hay que ser muy sistemático con los apuntes contables, que para tener la seguridad de que no falta nada, lo ideal es hacerlo a diario, o si no es posible, al menos dedicar un tiempo semanal a realizar los registros.

Toda la documentación debe estar ordenada por fechas, y organizada por trimestres, y estar bien custodiada durante un periodo mínimo equivalente al de la prescripción fiscal, que son 5 años.

Sin embargo, en el caso de impagos, la prescripción civil para la reclamación puede llegar hasta los 15 años, y en deudas o errores en el ámbito de seguridad social, es posible que el periodo sea muy superior, por lo que es aconsejable guardar con posterioridad al menos una copia digitalizada.

También es esencial comprobar asiduamente los saldos y anotaciones bancarias y coordinarlo con los asientos elaborados en los libros de registro contable, corroborando asimismo las entradas y salidas de caja.

Respecto de la complejidad jurídica a que hemos hecho referencia inicialmente, muchas Pymes tienen problemas de inspección fiscal debido a la errónea imputación contable de determinadas partidas, ya que hay gastos e ingresos que no son comunes o que tienen normas de interpretación específicas y no son de habitual conocimiento (ayudas, impagos, sanciones, avales, aplazamientos etc)

Cuando llega una citación para ser inspeccionado, además de llevar toda la documentación correctamente ordenada y organizada, más los libros contables y los impuestos presentados, la alegación de error o desconocimiento no te exonera de responsabilidad y las sanciones pueden ser devastadoras.

Además de una extrema organización y eficiencia, y una dedicación muy profesional a la documentación diaria, llevar la contabilidad de una pequeña empresa requiere tiempo. El teletrabajo durante este año, también ha complicado las cosas.

La cantidad de asientos diarios a realizar pueden ser muy numerosos, especialmente por ejemplo, cuando se trata de un comercio, o cuando contamos con varios trabajadores, máxime si alguno de ellos es comercial o representante, pues los gastos diarios de todo tipo pueden multiplicarse.

Es cierto que existen herramientas de gestión para Pymes, que permiten llevar más o menos una contabilidad adecuada con cierta facilidad, pero estas herramientas informáticas no eximen de invertir el tiempo en incluir los datos, ni de organizar y custodiar la documentación.

Asimismo, también nos encontramos con el problema antes indicado, de que si no tienes unos amplios conocimientos, tanto del uso del programa en sí, como de imputar contablemente de forma adecuada cada apunte, no conseguimos avanzar en nada.

Hay un reto adicional a la hora de llevar a cabo la gestión contable de una empresa es que quien la elabora debería tener conocimientos básicos de finanzas, para poder detectar, a la vista de la contabilidad, dónde se puede recortar o dónde invertir.

Ser resolutivos con el control presupuestario en estos momentos es imprescindible para mantener el negocio y no todo el mundo tiene cabeza para ello; y no tiene porqué ser negativo, simplemente cada uno tiene unas capacidades y debe dedicarse a lo que mejor sabe hacer.

Una de las decisiones más resolutivas que puedes tomar, quizá sea invertir ese tiempo que dedicas a la contabilidad en cobrar las facturas pendientes, que seguramente en este último año han sido bastantes, o bien a intentar conseguir nuevos clientes.

La contabilidad, siempre puedes delegarla, externalizarla en una empresa especializada, y si se encarga también de digitalizar tu facturación, mejor que mejor. El equilibrio entre tiempo y dinero será más que rentable a poco que hagas cuentas.

Hay empresas que cuentan con una homologación especial de la Agencia Tributaria para realizar la digitalización documental, manteniéndola certificada, por lo que además, podrás liberarte del soporte papel, siempre incómodo y con mayor posibilidad de perderse o estropearse.

Tengamos en cuenta además que en este momento todas las administraciones, trabajan digitalmente, y la presentación de impuestos, cuentas anuales, llevanza de libros contables y su legalización, también requieren un soporte digital, y nuevamente, tiempo. Tiempo que no le dedicas a potenciar tu negocio.