Cómo controlar los flujos de caja de tu empresa

Un negocio puede pasar del éxito a la catástrofe más absoluta en cuestión de segundos si descuida un aspecto tan importante de su gestión como es el flujo de caja. Es esencial que toda empresa controle sus ingresos y egresos, su inventario y el pago de impuestos. Solo con planificación se logrará la supervivencia.

Controlar el flujo de caja de nuestro negocio se convierte en una de las tareas más importantes en el día a día, independientemente de cómo fuese el tamaño de la empresa. Normalmente el flujo de caja operativo suele realizarse de forma mensual, analizando las operaciones de explotación de la actividad económica de nuestra empresa (movimiento de cobros y pagos), obteniendo así la liquidez real de la que disponemos. Es interesante realizar una comparativa en la evolución económica del negocio cada tres meses. Normalmente las previsiones se suelen realizar los primeros días de cada mes, indicándose a partir de aquí, los distintos pagos y cobros que se tienen planificados para ese mes, obteniendo como resultado el saldo total, es decir, una vez restado al saldo anterior los pagos y sumarle los cobros.

El flujo de caja podrá realizarse a partir de la suma de todas las cuentas bancarias del negocio, o bien, realizando un cálculo independiente por cada departamento empresarial. Hay muchos negocios, especialmente lo más tradicionales, que todavía tiran de papel y lápiz para controlar sus flujos de caja. Los más avispados, dentro de su retraso tecnológico, utilizan una hoja de cálculo. No obstante, cada vez son más los emprendedores y empresarios consolidados que demuestran profesionalidad en su quehacer y utilizan una plataforma de gestión para aportar seguridad a su capital y controlar, hasta el más mínimo detalle, su patrimonio empresarial.

Los errores más comunes que suelen cometer los emprendedores en la gestión de su negocio suelen ser:

No reservar dinero para el pago de impuestos (IVA o IRPF) ni para atender a los Seguros Sociales a final de mes.
No controlar la periodicidad de cobros y pagos.
No trabajar con datos mensuales.

Para que un negocio funcione, más que alcanzar un elevado número de ventas, es esencial tener suficiente liquidez. Para ello, será necesario controlar la tesorería y que siempre se mantuviese en un saldo positivo, ya que de lo contrario resultará imposible hacer frente a los pagos diarios. Como bien saben, la promoción y la calidad en los servicios prestados garantizarán un aumento en las ventas. Pero, ¿y los cobros? Si vendemos y cobramos tarde o no cobramos, estaremos yendo hacia el fracaso más absoluto porque no podremos hacer frente a los gastos de nuestro negocio (materia prima, impuestos, personal, arrendamientos, suministros y otros servicios). Cada eslabón de nuestro negocio conforma una cadena que no puede fracturarse si no queremos que el flujo de caja falle y por consiguiente vernos obligados a echar el cierre.

Mantener un equilibrio constante entre nuestras operaciones de venta, los gastos, los cobros y los pagos nos ayudará a controlar los flujos de caja y por tanto a obtener un superávit de tesorería. Llegados a este punto sería interesante conocer algunos consejos para llevar siempre un flujo de caja eficiente.

Organización: Optar por un software de gestión que nos ayudará a controlar, mediante gráficos e informes, tanto nuestro stock con las cuentas diarias. Con este práctico programa podremos realizar inventarios al instante.
Clasificación: Es importante saber separar los gastos e ingresos por categorías.
Anticipación: Como dijimos anteriormente, el control del flujo de caja deberá calcularse en un período mínimo de tres meses. Todo ello se conseguirá mediante una correcta planificación de gastos e ingresos relativos al ciclo operacional del negocio.
Acompañamiento: Más que chequeos semanales, el cálculo del flujo de caja deberá realizarse diariamente, pudiendo detectar así problemas incipientes y buscar posibles soluciones inmediatas.
Desconfianza: Los cheques y las promesas de pago no son buenos consejeros. Sólo deberemos contabilizarlos en el flujo de caja cuando el extracto bancario demostrase que el dinero ha sido ingresado.
Pagar impuestos: No debemos descuidar en el flujo de caja la necesidad de pagar impuestos. Es posible saber de antemano cuánto vamos a pagar mensualmente. No obstante, nunca deberemos apropiarnos del IVA para tapar agujeros en el flujo de caja.

Aunque resulte una actividad compleja, con una actitud positiva, un control exhaustivo y las herramientas adecuadas, lograremos controlar el flujo de caja de nuestra empresa y evitaremos los temidos momentos de tensión y crisis.